Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»


http://text.tr200.biz - скачать рефераты, курсовые, дипломные работы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ Русской ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего проф образования
УРАЛЬСКИЙ Муниципальный ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ Институт Факультет менеджмента, увеличения квалификации и переподготовки кадров


Реферат
по Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» дисциплине «Информационные технологии управления»

на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»


Проверен

Исполнитель: _____________

студент группы № ___, курса __

«____»____________ 200_ г.

оценка _________________

Управляющий: ______________


Екатеринбург 2008

ОГЛАВЛЕНИЕ


1. Организация и ее организационная структура

2. Рассредотачивание информационных потоков в организации Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»3

3. Главные функции и задачки, выполняемые секретарем-референтом

в организации

  1. Базы данных секретаря-референта

  2. Способы, технические средства, используемые для обработки

инфы

  1. Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта

  2. Организационная деятельность секретаря-референта

  3. Внедрение программ в процессе обработки инфы

Перечень литературы

1. Организация и ее организационная Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» структура.


Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие меж управлением и структурными подразделениями либо сотрудниками, и наружные связи с предприятиями-поставщиками, клиентами, муниципальными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему вниманию разглядеть организационную структуру Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал», находящегося в г. Екатеринбурге, также роль секретаря в этой организации. Во главе предприятия – исполнительный директор. Его заместителем является коммерческий директор. Юридическая служба Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» в лице юрисконсульта работает в качестве структурного подразделения на этом же уровне с такими структурными подразделениями как бухгалтерия и служба персонала. Служба персонала представлена менеджером по персоналу. Отдел маркетинга – маркетологом.


Организационная структура ООО Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» «Издательский дом «Урал»

Исполнительный директор


Коммерческий директор







Отдел маркетинга


Отдел кадров


Бухгалтерия

Юридическая служба

Секретарь-референт












Типография цифровая

Типография офсетная

Отдел рассылки

Издательский дом «Урал» содержит в себе последующие отделы:

  1. Цифровая типография во главе с офис-менеджером;

  2. Офсетная типография во главе с Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» админом;

  3. Отдел рассылки

В каждой из типографий работает группа менеджеров, дизайнеров (от 5 до 8 человек), также по 2 листоподборщика-сортировщика, по 1 оператору-печатнику и 1 мастеру предпечатной подготовки. Офис-менеджер и админ являются конкретными руководителями Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» служащих соответственной типографии. Отдел рассылки – курьерская служба.


^ 2. Рассредотачивание информационных потоков в организации.


Управление предприятием можно представить как процесс получения инфы, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть инфы, применяемой Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Деятельность предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Но при всем их обилии вне зависимости от специфичности предприятия можно выделить последующие главные группы документов:

- организационные документы предприятия (утомившись, учредительный Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» контракт, структура, штатное расписание, должностные аннотации, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

- документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые договоры (договоры), личные Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книги);

- финансово-бухгалтерские документы предприятия (основная книжка, годичные отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книжки Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» и др.);

- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

- нормативные документы вышестоящих органов;

- договоры (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» документы относятся к управленческим либо организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специальные особенности составления и обработки.

Схема дизайна большинства организационно-распорядительных документов довольно типична и строится по формуляру-образцу.

Есть Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» единые требования и правила дизайна документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: обычным методом либо на базе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил дизайна документов обеспечивает:

Хоть какой документ состоит из ряда частей (даты, текста, подписи, которые именуются реквизитами).

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» определенный набор реквизитов. Размещение реквизитов на документе и правила их дизайна установлены государством.

При подготовке документов секретарь-референт нередко употребляет последующие реквизиты:

Структура и штатная численность предприятия определяются в согласовании с его Уставом и закрепляются особым документом, в каком указываются все структурные подразделения компании, наименования должностей и количество штатных единиц Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» по каждой из должностей.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда зарплаты. Штатное расписание составляется на бланке компании и содержит список должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» окладах, прибавках и месячном фонде зарплаты.

Конфигурации в структуру и штатную численность компании вносятся приказом директора. Приказ обязан иметь заголовок, содержать основание для внесения конфигурации и сами конфигурации. Приказ визируется менеджером по персоналу, подписывается Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» исполнительным директором. После внесения конфигураций в структуру и штатную численность менеджер по персоналу делает отметку об выполнении.

Распоряжение – документ, издаваемый директором (заместителем директора) в большей степени по оперативным вопросам ежедневной Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором либо его заместителем. Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание (работу); ответственного исполнителя; срок выполнения.

Решение представляет собой документ коллегиального Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» органа (совета директоров), составляемый по производственным вопросам. Решения оформляются с внедрением слов «РЕШИЛИ» либо «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа.

Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» по личному составу предприятия и ведутся раздельно от приказов по производственным вопросам.

Протокол составляется при проведении принципиальных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит из разделов, соответственных пт повестки денька. Текст каждого Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основной частью протокола является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который составляется более тщательно.

Письма оформляются на бланке письма и содержат, вместе с неизменными реквизитами бланка, последующие переменные реквизиты: адресат Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта», заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон. Письма составляются в 2-ух экземплярах: 1-ый экземпляр после регистрации в Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» журнальчике исходящих документов отчаливает адресату, а 2-ой – хранится в деле.

Гарантийные письма устанавливают либо подтверждают обязательства партнеров по любым сделкам, в большинстве случаев оплату. Этот документ обязан иметь подписи управляющего и головного Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» бухгалтера, печать организации.

Письмо зарубежному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правил их составления. Реквизиты письма располагаются от границы левого поля (номер письма, адресок, вступительное воззвание, подпись, приложение). Адресок получателя Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» состоит из расположенных в последующей последовательности:

Факсимильные сообщения, если это не определенные виды документов (договоры Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта», счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такового сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.

Претензия – документ о нарушении контрактных обязанностей Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии. Претензия подписывается исполнительным директором, основным бухгалтером и заверяется печатью.

Ответ на претензию может содержать последующие варианты:

При составлении ответа на претензию должны быть представлены нужные документы, оформленные в виде приложения. Подписывается ответ на претензию исполнительным директором и заверяется печатью.

Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения имущественных либо других прав Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» и охраняемых законом интересов физических либо юридических лиц. Жалобы направляются в муниципальные, коммерческие либо публичные организации и составляются в случайной форме с четким перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта», которые оформляются как приложения.

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-то действий от лица доверителя.

Организация работы с документами - это обеспечение хороших критерий для всех видов работ Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» с документами (с момента сотворения либо получения документа до его поражения либо передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и выполнения документов и эффективностью обеспечения управления предприятия Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.

Поступившие документы проходят последующие этапы:

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке корректности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При отсутствии приложений Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» либо листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнальчике регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью рассредотачивания документов на регистрируемые Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт производит «фильтрацию» входящих документов, направляемых Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» руководителю. Руководителю компании должны передаваться на рассмотрение более принципиальные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для следующего доклада руководителю. Другие документы, не требующие принятия решения Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» на уровне управляющего, могут быть переданы заместителю управляющего конторы, в структурные подразделения либо сходу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, к Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» примеру: «ОМ» - отдел маркетинга.

При подготовительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые управлению компании, в подборе дополнительных материалов (предшествующей переписки, договоров, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»-референтом и передаются вкупе с входящим документом руководителю.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Управляющий, рассматривая входящий документ, должен найти исполнителя, дать точные указания по Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» выполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок выполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнальчик. Резолюция Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» может явиться основанием взятия документа на контроль.

Для обеспечения оперативного выполнения документа несколькими исполнителями сразу секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» конкретное действие), на документе проставляется отметка о его выполнении и направлении в дело. После чего документ вкупе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Отравляемые предприятием документы именуют исходящими. Обработка исходящих Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» документов состоит из последующих операций:

Регистрация документа – запись главных сведений о документе в журнальчике либо в памяти ПК с следующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Большая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, другими Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» словами при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.

Регистрация документа рассматривается как исходный шаг контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные деньки подготовительную проверку и получает информацию от исполнителей о Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» ходе и результатах выполнения документов. Результаты выполнения в короткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об выполнении документа и направлении его в дело». Не считая того, ставится отметка об выполнении в Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» журнальчике регистрации.


^ 3. Главные функции и задачки, выполняемые секретарем-референтом в организации.


Разглядим более тщательно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».

Главные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» должностной аннотации:

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной аннотации, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все значительные конфигурации в должностную аннотацию вносятся приказом директора.

Дальше приводится должностная аннотация секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».


ООО «Издательский дом Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» УТВЕРЖДАЮ

«Урал» Исполнительный директор

^ ДОЛЖНОСТНАЯ Аннотация

29.12.2003. Подпись И.И. Торева

секретаря-референта

генерального директора


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории профессионалов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора.

1.2. Основными задачками секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта».

1.3. Секретарь-референт подчиняется конкретно исполнительному директору предприятия.

1.4. В собственной деятельности секретарь-референт управляется:

1.5. Секретарь должен знать:

1.6. Секретарь должен уметь:

1.7. Во время отсутствия секретаря Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения либо другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.

^ 2. Главные Задачки И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» секретарь-референт

2.1. Раз в день в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие незамедлительного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта», согласует их с исполнительным директором.

2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий денек, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Раз в день ведет контроль за сроками выполнения документов и устных поручений исполнительного Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии выполнения.

2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Производит контроль дизайна (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта», переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.

2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, делает их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8. Раз в неделю готовит Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Смотрит за публикациями в отраслевых (особых) изданиях и составляет направленные на определенную тематику обзоры по ним и информирует исполнительного Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» директора.

2.10. Держит под контролем сохранность документов в приемной исполнительного директора, корректность формирования дел.

2.11. По указанию исполнительного директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12. Организует выполнение указаний и поручений исполнительного директора Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и жд билетов, размещению командированных.

2.13. Организует работу приемной, регулирует поток гостей, без помощи других решает вопросы о способности приема.

2.14. Держит под контролем Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на ликвидирование документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт должен:

3.1. Сохранять конфиденциальность инфы.

3.2. Делать распоряжения управления.

3.3. Придерживаться правил Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» дизайна и сроков подготовки документов.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

4. ПРАВА

Секретарь-референт исполнительного директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» вопросам подготовки документов.

4.2. Без помощи других решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями гостей, телефонными звонками.

4.3. Заносить управлению предложения о наказаниях и поощрениях работников структурных подразделений.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись исполнительному директору Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта».

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт исполнительного директора несет ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2. Несохранность секретной инфы.

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, плохое и несвоевременное выполнение собственных обязательств.

5.4. Нарушение правил Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» трудового распорядка, аннотации по делопроизводству организации.

5.5. Неправомерное внедрение предоставленных прав, также внедрение их в личных целях.

6. Связи

Секретарь-референт исполнительного директора в собственной деятельности ведет взаимодействие:


Коммерческий директор Подпись Е.В Салов

^ С аннотацией осведомлена

Секретарь-референт Подпись 01.12.2004.


  1. Базы данных секретаря-референта.


Основной вид работы, обеспечивающий классификацию документов делопроизводстве – составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» собой перечень заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел врубаются все дела предприятия и журнальчики регистрации.

В качестве разделов номенклатуры употребляются наименования структурных Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «Дирекция». Другие структурные подразделения размещаются после дирекции по степени значимости.

В качестве разделов номенклатуры употребляются направления деятельности организации.

Снутри разделов номенклатуры размещаются заглавия дел с присвоением им соответственных индексов Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта».

Заголовок дела состоит из частей, расположенных в последующей последовательности:

- заглавие вида документа (приказы, договоры);

- короткое содержание;

- дата (период), к которому относятся документы дела;

- слова «копии», если дело сформировано из копий Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответственных разделов номенклатуры либо дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта».

По окончании календарного года секретарем-референтом в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).


  1. ^ Способы, технические средства, используемые для обработки инфы.


Техническими средствами, которыми в большинстве случаев пользуется секретарь, являются: компьютер, телефон, телефакс Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта», принтер, факс-модем, машина для ликвидирования бумаг и копировальный аппарат. Секретарь-референт очень употребляет имеющиеся средства для увеличения оперативности и эффективности собственного труда.

1) Компьютер стал неподменным в практике секретаря и по праву занимает Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» место «номер один» на его десктопе. Секретарю он помогает делать широкий круг задач:

- составление и редактирование документов;

- регистрация и контроль выполнения документов;

- хранение и поиск документов, другой полезной инфы;

- прием и передача Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» документов по каналам связи;

- архивное хранение документов;

- организация собственного рабочего времени и времени управляющего.

Современные компы отличаются по архитектуре и производительности.

Базу архитектуры компьютера составляют: системный блок, экран и клавиатура.

Главный Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» элемент системного блока – микропроцессор. Рынок захватили последующие виды микропроцессоров: Pentium III, Pentium IV, AMD Athlon, Duron. Номер микропроцессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше способности компьютера. Марка компьютера на десктопе Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» секретаря является показателем уровня технической оснащенности компании.

2) Принтер предназначен для вывода инфы из памяти компьютера на картонный носитель. Лучшее качество печати обеспечивает лазерный принтер, где для печати употребляется принцип ксерографии: изображение Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частицы краски. Печатающий барабан электризуется при помощи лазера по командам из компьютера.

3) Сканер производит ввод инфы с картонного носителя в память компьютера. В Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» практике секретаря употребляется планшетный сканер для сканирования книжек и других сброшюрированных либо переплетенных документов.

4) ^ Устройство архивации производит хранение огромного объема инфы и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компу через Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» порт. Запись инфы делается на магнитнооптические диски.

5) Телефон. В текущее время внедрена система связи, передающая с мобильника не только лишь звуковую информацию, да и цифровую, электрическую.

6) Факс – это копировальный Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» аппарат, который предоставляет возможность копировать хоть какой документ на расстоянии, задействуя телефонные каналы. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной полосы, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» средством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка приобретенного документа.

7) В собственной работе секретарь-референт употребляет портативный копировальный аппарат «CANON». Он не просит подготовительного нагрева и имеет автоматическое отключение. Наибольший формат копируемого документа – А Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»4. Скорость работы – 4 копии за минуту.

8) Шредер – искоренитель документов, имеющий малошумный движок и режущий механизм


  1. ^ Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта.


Значимая часть инфы, с которой работает секретарь-референт, является секретной и представляет Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» большой энтузиазм для соперников.

Коммерческая потаенна - научно-техническая, коммерческая, организационная либо другая применяемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной либо возможной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» может быть просто получена легитимным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения либо использования.

Основная цель защиты секретной инфы, в том числе коммерческой потаенны, заключается в том Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта», чтоб предупредить ее утечку, овладение ею соперниками. В ряде всевозможных случаев требуется защита и коммерческих секретов других организаций. Отсутствие таковой защиты может лишить предприятие прибыльных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты секретной инфы Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» содержит в себе:

- установление правил отнесения инфы к секретным сведениям;

- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к секретным сведениям;

- ограничение доступа к носителям инфы, содержащим секретную информацию;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» выделение, учет и сохранность документов, содержащих секретную информацию;

- воплощение контроля за соблюдением установленного режима охраны секретной инфы.

Секретарь-референт при поступлении на работу, вместе с должностной аннотацией, должен подписать Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» контракт о неразглашении коммерческой потаенны и об ответственности за ее сохранность.


  1. ^ Организационная деятельность секретаря-референта.


Секретарь-референт является лицом, более приближенным к руководителю. Секретарь не только лишь упорядочивает рабочий денек управляющего, корректирует его планы, припоминает Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений либо ограждает управляющего от ненужных гостей либо ненадобной ему инфы.

Кроме перечисленного выше, секретарь-референт делает функции пресс-секретаря по связям с коллективом конторы Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта». Секретарь доводит распоряжения либо поручения управляющего до подчиненных, также запоминает и знакомит управляющего с той частью инфы, которую директор сам не может увидеть.

В ряде всевозможных случаев секретарь выступает от Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» имени управляющего. Секретарю часто приходится сглаживать конфликты, возникающие меж управляющим и сотрудниками. Секретарю нужно проявить упругость в сложных ситуациях, умение обладать своими чувствами. Секретарю-референту нужно поддерживать обычные деловые дела с сотрудниками конторы Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»:

- от всей души интересоваться сотрудником;

- указывать на ошибки не прямо, а косвенно;

- уметь пристально слушать сотрудника;

- внушать сотрудникам сознание их значимости, создавать людям неплохую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

- уметь добиваться, чтоб Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» сотрудники были готовы сделать то, что предлагает секретарь.


  1. ^ Внедрение программ в процессе обработки инфы.


В организации «Издательский дом «Урал» компы всех служащих организации объединены в локальную сеть.

Компьютерная сеть позволяет использовать Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» общие ресурсы, включенные в состав сети: программки, базы данных, периферийные устройства. В сети один компьютер большой производительности играет роль файлового сервера, управляющего передачей данных. Другие компы являются рабочими местами локальной сети.

Обмен электрическими документами Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» осуществляется с помощью электрической почты (пересылка сообщений с компьютера на компьютер на электрический адресок, включенный в компьютерную сеть).

В организации компьютер секретаря-референта подключен к сети Веб. Сеть состоит Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» из множества серверов, присоединенных к сети. Информация хранится в виде графических документов (Web-site).

WWW – глобальная информационная сеть, которая позволяет отыскивать всякую информацию на разных серверах и использовать гипертекстовые документы, имеющие ссылки на другие связанные Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» с ним документы.

Неплохим ассистентом для секретаря-референта при планировании рабочего денька служит программка Microsoft Outlook

Информационная система Microsoft Outlook предоставляет огромное количество способностей для действенной организации рабочего времени секретаря Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»-референта и его управляющего.

Эта программка помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, выслеживать деятельность свою и служащих. Основная панель Outlook Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» содержит последующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачки, Ежедневник, Заметки и др.

Входящие – поддерживает несколько систем электрической почты, дает возможность посылать и получать сообщения, получать запросы на выполнение задач.

Календарь – держит под контролем Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за денек, неделю, месяц.

Контакты – хранит и повсевременно обновляет сведения о деловых контактах. Можно сходу перейти на страничку Web хоть какого напарника, можно связаться Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» с адресатом, отправить электрическую почту.Задачки – содержит перечень дел, которые нужно выполнить. Их можно расставлять по ценностям и поручать другим исполнителям. Ежедневник – ведет учет принципиальных событий, действий и держит Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» под контролем их выполнение. Колонка времени указывает, когда производилось конкретное действие. Можно задать, чтоб Ежедневник демонстрировал, когда проводилась работа с документами и как длительно. Эта функция применяется для контроля выполнения документов.

Заметки – электрический Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» заменитель блокнота, куда заносятся оперативные вопросы, ценные указания и др.

^ Перечень ЛИТЕРАТУРЫ


  1. Арсеньев Ю.И., Шелобаев С.И., Давыдова Т.Ю. Встроенные умственные системы принятия решений. М.: ЮНИТИ, 2002.

  2. Балдин К.В., Уткин В Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта».Б. Теоретические базы автоматизации управленческой деятельности в экономике. Воронеж: МОДЭК, 2003.

3. Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. – Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005.

4. Дейт К. Введение в системы баз данных. М.: Диалектика Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта», 1998.

5. Дрогобыцкий И.Н. проектирование автоматических информационных систем: организация и управление. – М.: Деньги и статистика, 1992.

6. Елинова Г.Г. Информационные технологии в проф деятельности: Лаконичный курс лекций.- Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004.

7. Информационные технологии Реферат по дисциплине «Информационные технологии управления» на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта» управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с.



referat-po-istorii-kitaya-kitaj-nakanune-nacionalnoj-revolyucii-1925-1927-gg.html
referat-po-istorii-turcii-ekonomicheskaya-zhizn-osmanskoj-imperii.html
referat-po-kadrovomu-deloproizvodstvu-ispolnila-nasirova-a-v.html